Video trợ giúp khách hàng có nhiều ca làm việc
Đối với các đơn vị – công ty có nhiều ca làm việc trong ngày như nhà hàng, khách sạn, công ty sản xuất … thì việc theo dõi chính xác ca làm việc – thời gian làm việc của từng nhân viên là tương đối phức tạp. Bạn có thể làm theo các bước sau để tiến hành khai báo trên phần mềm:
- Khai báo tất cả các ca làm việc trong mục Quản lý khai báo ca làm việc.
- Nhóm các ca làm việc mà nhân viên có thể làm vào một lịch trình ca trong Quản lý lịch trình làm việc: việc nhóm ca làm việc vào lịch trình là rất quan trong và phải làm thật chính xác, VD: khách sạn của bạn có các ca làm việc dành cho bộ phận bàn, bộ phần bếp, bộ phận pha chế … khác nhau và nhân viên làm ca của bộ phận bàn cũng làm việc khác với bộ phận pha chế vì thế bạn cần phải khai báo các lịch trình của các bộ phận này, sau đó các nhân viên làm ở lịch trình nào thì đăng ký ở lịch trình đó (trong phần Đăng ký lịch trình làm việc hoặc mục “kiểu làm” trong thông tin nhân viên).
Các đơn vị có thời gian làm việc qua ngày hôm sau (VD: ca 3 làm từ 22h đến 6h sáng ngày hôm sau) thì bạn cần chú ý đến mục “Kiểu xác định” trong khai báo ca làm việc. Các lịch trình mà trong lịch trình có ca làm việc làm qua đêm thì bạn nên chọn “Kiểu xác định” là “Trạng thái theo máy” thay vì “Xen kẽ trạng thái” như mặc định, lúc này khi tính toán công làm cho nhân viên phần mềm sẽ xét đến mục “Trạng thái” khi bạn Khai báo máy chấm công và khi đó các nhân viên mà được đăng ký lịch trình làm việc này sẽ phải chấm công theo 2 cách sau:
- Nếu “Trạng thái” trong khai báo máy chấm công là “Luôn vào” hoặc “Luôn ra” thì bạn sẽ phải bố trí 2 máy chấm công khác nhau, một máy để chuyên chấm công vào (máy này sẽ đặt trạng thái là luôn vào) và một máy để chuyên chấm công ra (máy này sẽ đặt trạng thái là luôn ra), khi chấm công vào hoặc ra thì nhân viên phải chấm công đúng trên máy vào hoặc ra khi họ chấm công.
- Nếu “Trạng thái” trong khai báo máy chấm công là “Theo máy” thì khi nhân viên chấm công thì họ phải bấm phím check in hoặc check out trên máy chấm công tương ứng với việc họ chấm công vào hay ra trên bàn phím máy chấm công.
Theo mặc định thì khi khai báo lịch trình làm việc thì phần mềm sẽ để mặc định là “Xen kẽ trạng thái”, phần mềm lúc này khi tính công làm cho nhân viên sẽ tính các lần chấm công lẻ trong ca làm việc là vào, chẵn là ra (Vd: lần thứ 1 (lẻ) chấm công của nhân viên trong ca làm việc là vào, lần thứ 2 (chẵn) là ra, lần thứ 3 (lẻ) là vào…..) nếu ca làm việc làm qua đêm thì việc xác định trạng thái chấm công của nhân viên có thể sẽ không chính xác hoàn toàn (nhân viên chỉ cần quên chấm công 1 lần là có thể bị sai trạng thái => tìm sai ca làm việc) và vì thế để đảm bảo chính xác thì nên để “Kiểu xác định” là “Trạng thái theo máy” thay vì “Xen kẽ trạng thái”.
