Chức năng quản lý ca làm việc là chức năng liệt kê – quản lý các ca làm việc được khai báo trên hệ thống, tại đây bạn có thể thêm mới – chính sửa các ca làm việc theo thực tế chấm công tại công ty bạn. Nói kỹ hơn về ca làm việc, ca làm việc là các tham số khai báo cách tính giờ, thời gian làm việc tiêu chuẩn để phần mềm có thể dựa vào các tham số đã được khai báo này tính ra thời gian làm việc của nhân viên. để truy cập vào chức năng này, trên menu hệ thống bạn chọn Danh mục -> Ca làm việc.
Giao diện quản lý ca làm việc
Tại đây liên kê danh sách các ca làm việc đã được khai báo.
Thêm mới ca làm việc
Để thêm mới ca làm việc, bạn nhất nút để thêm mới ca làm việc. Form thông tin ca làm việc hiện ra:
- Tên ca: là tên ca làm việc.
- Viết tắt: là ký tự việc tắt của ca làm việc này, tên viết tắt này sẽ hiển thị lên trên các báo cáo chấm công về sau này.
- Kiểu tính giờ: là cách để phần mềm lấy các giờ chấm công của nhân viên để tính công bao gồm:
- Điểm danh đầu tiên và điểm danh cuối cùng: phần mềm sẽ lấy lần chấm công đầu tiên trong ca làm việc và lần chấm công cuối cùng của ca làm việc để chấm công, các giờ chấm công ở giữa sẽ bỏ qua (vd: nhân viên có 4 lần chấm công trong ca làm việc là 8:30, 12:00, 14:30 và 18:00, phần mềm sẽ lấy giờ đầu tiên là 8:30 và cuối cùng là 18:30 để tính giờ và bỏ qua – không xét đến các giờ chấm công ở giữa là 12:00 và 14:30).
- Vào đầu tiên và ra cuối cùng: nếu chọn kiểu tính giờ này, phần mềm sẽ lấy giờ chấm công vào đầu tiên trong ca làm việc và giờ vào cuối cùng trong ca làm việc để thực hiện tính giờ làm việc cho nhân viên làm ca này (giờ chấm công vào/ra được xác định bằng tham số “Kiểu xác định ra vào” trong thông tin lịch trình làm việc) và bỏ qua các giờ chấm công khác. Vd: nhân viên có 5 lần chấm công trong ca làm việc này gồm 8:00 vào, 11:00 ra, 13:00 vào, 18:00 ra và 18:05 vào, phần mềm sẽ lấy thời gian vào đầu tiên là 8:00 và ra cuối cùng lúc 18:00 để tính giờ làm việc và bỏ qua – không sét đến các giờ làm việc khác là 11:00, 13:00 và 18:05.
- Tất cả các cặp vào ra: nếu chọn kiểu tính giờ này nó sẽ lấy các cập vào ra gần nhau nhất để tiến hành tính giờ làm việc cho nhân viên làm ca này. lấy ví dụ: nhân viên có 5 lần chấm công gồm 8:00 vào, 11:00 ra, 13:00 vào, 18:00 ra và 18:05 vào, phần mềm sẽ lấy các cập 8:00 – 11:00, 13:00 – 18:00 để tính giờ và bỏ qua lần chấn công lúc 18:05.
- Ca qua đêm: là tham số nhăm định nghĩa cho phần mềm biết được ca làm việc này có thể làm qua mốc 23:59 (làm qua đêm đến hôm sau) sang ngày làm việc kế tiếp hôm sau.
- Bắt đầu làm việc: là mốc bắt đầu làm việc trong ca làm việc này của nhân viên.
- Kết thúc làm việc: là mốc kết thúc làm việc trong ca làm việc này của nhân viên.
- Bắt đầu vào ca và kết thúc vào ca: đây là 2 mốc thời gian giúp phần mềm xác định ca làm việc của nhân viên, nếu nhân viên chấm công vào làm việc trong khoảng thời gian này thì phần mềm sẽ hiểu là nhân viên này hôm đó làm việc ở ca này (sẽ xét thêm cả tham số bắt đầu ra và kêt thúc ra). Có thể hiểu nôm na đây là khoảng thời gian chấm công vào ca của nhân viên. VD: bạn có ca làm việc hành chính bắt đầu làm việc lúc 8:00, bạn có thể điền tham số bắt đầu vào nhỏ hơn mốc 8:00 ra xa một chút là 6:00 (để nhân viên đến sớm vẫn có thể chấm công vào làm việc được) và tham số kết thúc vào lớn hơn mốc 8:00 ra xa một chút là 10:00, nhân viên chấm công vào trong khoảng thời gian 6:00 đến 10:00 thì phần mềm hiểu là đang đi làm việc ở ca hành chính.
- Bắt đầu ra về và kết thúc ra về: tương tự như 2 mốc trên, đây là khoảng thời gian mà nhân viên chấm công có thể chấm công kết thúc làm việc. Lưu ý một chút là mốc kết thúc ra về nên để lơn hơn mốc kết thúc làm việc để khi nhân viên ở lại làm thêm thì phần mềm vẫn có thể tính được thời gian làm việc của nhân viên.
- Bắt đầu nghỉ giữa ca và kết thúc nghỉ giữa ca: đây là khoảng thời gian nghỉ giữa ca làm việc của nhân viên, phần mềm sẽ trừ thời gian nghỉ giữa ca này vào thời gian làm. VD: ca hành chính bắt đầu làm việc lúc 8:00 và kết thúc lúc 17:00, tổng thời gian trong ca là 9 tiếng, nếu đặt thời gian nghỉ từ 12:00 đến 13:00 thì phần mềm sẽ trừ khoảng thời gian nghỉ 1 tiếng vào thời gian làm và thời gian làm tiêu chuẩn của ca này là 8 tiếng (480 phút).
- Làm thêm tối thiểu trước ca: làm thêm trước ca làm việc là khoảng thời gian mà nhân viên chấm công vào trước mốc thời gian bắt đầu làm. Làm thêm tối thiểu trước ca là số phút làm thêm tối thiểu trước ca làm việc để phần mềm có thể tính tăng ca trước giờ làm việc cho nhân viên. Đây là tham số làm tối thiểu, nếu số phút làm thêm trước ca nhỏ hơn tham số này thì sẽ không được tính.
- Tính làm thêm tối thiểu trước ca: nếu tích chọn chức năng này, phần mềm sẽ tính thời gian làm làm thêm trước ca, nếu không không chọn thì phần mềm sẽ không tính thời gian làm thêm trước ca.
- Làm thêm tối thiểu sau ca: tương tự như làm thêm trước ca, làm thêm sau ca là khoảng thời gian làm việc sau mốc kết thúc làm việc của ca. Làm thêm tối thiểu sau ca là số phút làm thêm tối thiều mà nhân viên phải đạt được để phần mềm bắt đầu tính làm thêm.Vd: bạn làm thêm tối thiểu sau ca là 10 phút nhưng trên khai báo ca này, tham số làm thêm tối thiểu sau ca là 15 phút thì lần làm thêm này không được tính làm thêm.
- Tính làm thêm sau ca: giờ làm thêm sau ca chỉ được tính khi bạn chọn chức năng này, nếu không chọn thì phần mềm sẽ bỏ qua không tính giờ làm thêm sau ca làm việc của nhân viên.
- Cho phép đi muộn: là số phút cho phép đi muộn khi nhân viên vào làm việc.
- Trừ thời gian đi muộn vào thời gian làm: Nếu chọn tính năng này thì phần mềm sẽ trừ thời gian đi muộn vào tổng thời gian nhân viên làm được trong ngày, nếu không chọn phần mềm sẽ không trừ thời gian đi muộn vào tổng thời gian làm việc trong ngày (vd: nhân viên đi muộn 5 phút, tổng thời gian làm việc là 480 phút, nếu chọn tính năng này thì thời gian làm việc của nhân viên này là 475 phút, nếu không thì vẫn là 480 phút).
- Cho phép về sớm và trừ thời gian về sớm vào thời gian làm: tương tự như cho phép đi muộn và từ thời gian đi muộn vào thời gian làm.
- Đơn vị làm tròn: là đơn vị làm tròn thời gian làm của nhân viên, tham số này được tính dựa trên công thức: thời gian làm = (phút làm thực tế / đơn vị làm tròn) * đơn vị làm tròn. lấy ví dụ: nếu đơn vị làm tròn là 5 phút thì cứ mỗi block 5 phút thì phần mềm đếm 1 lần, nếu người dùng làm được 4 phút thì tính thành 0 phút, nếu làm 6 phút thì tính 5 phút, nếu làm 9 phút thì tính 5 phút, nếu làm 11 phút thì tính là 10 phút. Để đơn giản thì mặc định bạn có thể đặt là 1.
- Không cần chấm vào ca: nếu thực tế công việc của công ty bạn chỉ cần chấm công ra về mà không cần chấm công vào ca, bạn có thể sử dụng tính năng này. Nếu nhân viên đi làm ca này mà không có giờ chấm công vào thì phần mềm vẫn sẽ tính giờ làm việc cho nhân viên bình thường dựa vào thời gian ra của nhân viên.
- Không cần chấm ra ca: tương tự như không cần chấm vào ca.
- Hệ số công: đây là tham số quan trọng bạn cần lưu ý. Hệ số công là hệ số mà phần mềm sẽ tính cho nhân viên khi đi làm ở ca này, hệ số công được tính theo công thức: (thời gian làm thực tế/ thời gian làm tiêu chuẩn) * hệ số công. VD: nếu hệ số công là 1 và thời gian làm tiêu chuẩn là 480 phút (8 tiếng) thì cứ đủ 480 phút thì phần mềm sẽ tính cho nhân viên làm được 1 công, nếu chưa đủ thì phần mềm sẽ xét đến tham số “TS tính công” trong Tham số hệ thống.
- Tham sốtính giờ qua đêm: đối với các công ty có chính sách trả lương theo khung giờ làm ngày riêng và khung giờ làm đêm riêng thì có thể sử dụng tính năng này, tính năng này sẽ giúp bạn chia thời gian làm việc ra ngày và đêm (2 cột làm việc ngày và đêm trong báo cáo chấm công về sau), các giờ làm việc trong ngưỡng ngày sẽ được tính là giờ làm việc ngày, nếu không thì ngược lại. nếu không sử dụng chức năng này thì mặc định các giờ làm việc sẽ được tính là làm ngày.
- Không tính đi muộn: phần mềm sẽ không xét đi muộn nếu kích chọn chức năng này.
- Không tính về sớm: tương tự như không tính đi muộn.
- Bù thời gian làm thêm là thời gian làm: nếu sử dụng tính năng này, phần mềm sẽ tự động trừ thời gian làm thêm để bù vào thời gian làm bị thiếu của nhân viên (do đi muộn hoặc về sớm) để đảm bảo đủ công cho nhân viên.
- Số phút nghỉ trước khi làm thêm: đây là số phút nghỉ trước khi làm thêm sau ca, phần mềm sẽ không tính làm thêm vào thời gian nghỉ này. VD: mốc kết thúc ca là 17:00 và tham số này đặt là 15 thì phần mềm sẽ tính làm thêm bắt đầu từ 17:15.
- Ưu đãi vào ca: đối với những nhân viên được đăng ký ưu đãi (cho phép về sớm hoặc cho phép đi muộn) thì nếu sử dụng tính năng này thì những nhân viên được đăng ký sẽ được phép ưu đãi đầu ca. VD: nhân viên được đăng ký ưu đai thai sản (cho phép đi muộn 30 phút) thì nếu đi làm việc ở ca này và chức năng này được chọn thì trong khoảng thời gian 30 phút sau giờ vào làm việc thì nhân viên không bị tính là đi làm muộn (bất chấp thời gian cho phép đi muôn là bao nhiêu), nếu không chọn thì phần mềm sẽ xét đi muộn bình thường.
- Ưu đãi ra về: tương tự như ưu đãi vào ca.
- Là ca làm thêm: nếu sử dụng tính năng này thì toàn bộ thời gian làm việc ở giờ làm chính sẽ được chuyển thành thời gian làm thêm và công làm sẽ chuyển về0.
Sửa thông tin ca.
Để sửa lại các thông tin ca làm việc, bạn chọn ca làm việc cần sửa trên danh sách ca làm việc, nhấn nút , Tại form ca làm việc bạn tiến hành sửa các thông số cần sửa sau đó bấm “Lưu” để lưu lại thông tin mà bạn vừa chính sửa.