Máy chấm công được coi như là công cụ hỡ trợ đắc lực của các doanh nghiệp. Quản lý thời gian làm việc cũng như chấm công tính lương cho nhân viên rất quan trong. Chấm công như cánh tay kết nối giữa doanh nghiệp với nhân viên. Bởi sự phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều và yếu tố làm việc chăm chỉ của nhân viên.
Chấm công theo cách thủ công thông thường gặp nhiều vấn đề như chấm công sai, gian lận khi chấm công, dễ mất tài liệu chấm công, mất thời gian,…
Lựa chọn máy chấm công như thế nào thì hợp lý.
Một hệ thống chấm công thì máy chấm công là công cụ không thể thiếu. Việc lựa chọn một máy chấm công tốt và phù hợp là rất tốt. Lựa chón máy chấm công không phù hợp sẽ gây ra không hiệu quả hoặc lãng phí. Vậy lựa chọn máy chấm công như thế nào thì phù hợp?
Tùy thuộc vào số lượng của nhân viên trong đơn vị ta có những cách chọn máy khác nhau. Đối với đơn vị có ít nhân viên từ vào chục cho đến vài trăm ta nên lựa chọn những mẫu máy có dụng lượng khoẳng 1000 vân tay, thẻ từ hoặc khuôn mặt. Việc doanh nghiệp có ít nhân viên mà lựa chọn mẫu máy có dung lượng quá cao sẽ gây lãng phí không cần thiết. Bởi máy có dung lượng cao sẽ đồng nghĩa với chi phí cao.
Đối với các đơn vị doanh nghiệp có lượng nhân viên khoẳng từ 1000 nhân viên trở nên. Ta nên chọn những mẫu máy có thể quản lý từ 3000 đến 30000 mẫu vân tay thẻ từ hay khuôn mặt. Để tối ưu về thời gian chấm công ta nên lắp đặt một máy chấm công đầu vào và một máy chấm công đầu ra để có thể chấm công nhanh chóng cũng như giúp tổng hợp dữ liệu dễ dàng hơn.
Lựa chọn phần mềm chấm công.
Một hệ thống chấm công hoàn chỉnh là kết hợp giữa phần mềm chấm công và máy chấm công. Việc lựa chọn phần mềm chấm công có có ảnh hưởng chực tiếp đến công việc kiểm soát nhân sự. Phần mềm chấm công có chức năng tổng hợp dữ liệu chấm công và xuất báo cáo.
Hiện nay khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công FTA. Phần mềm này sử dụng ngôn ngữ Tiếng Việt với giao diện cực bắt mắt nên rất dễ thao tác và sử dụng.
Một lý do mà rất nhiều doanh nghiệp tin dùng phần mềm này đó là phần mềm có thể xuất ra 17 dạng báo cáo khác nhau giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu báo cáo phù hợp với đơn vị của mình.
Hệ thống chấm công tiết kiệm thời gian.
Việc lựa chọn đúng một hệ thống chấm công sẽ giúp ích cho việc tính toán công và lương của đơn vị rất nhiều. Với cách chấm công trước đây, các doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian chấm công cũng như cuối tháng phải tổng hợp só liệu rất nhiều. Việc này gây ra sự tốn kém về thời gian và nhân lực rất nhiều.
Hệ thống chấm công có thể tự động lư trữ dữ liệu như giờ đến muộn, số ngày nghỉ, số công làm,…Sau đó có thể xuất báo cáo nhanh chóng. Bản báo cáo chi tiết có thể ghi chi tiết các số giờ làm cũng như số công để công việc tính lương trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
