Đối với những đơn vị có nhiều ca làm việc hoặc những đơn vị có ca làm việc qua đêm (ca làm việc vượt quá 0 giờ sáng ngày hôm sau) thì đa phần nhiều hệ thống phần mềm (bao gồm cả hệ thống phần mềm FTA) sẽ gặp khó khăn trong việc xác định trạng thái chấm công vào hoặc ra (hiểu đơn giản là chấm công đến làm việc và về tan ca) của mỗi nhân viên. Giải pháp đưa ra để có thể xác định một cách chính xác trạng thái vào hoặc ra của mỗi lần chấm công của công nhân viên là sử dụng phím định nghĩa vào hoặc ra (phím check in/out) trên máy chấm công hoặc trang bị những máy chấm công chỉ để chấm vào hoặc những máy chấm công chỉ để chấm công ra.
Trong bài viết này admin sẽ nói rõ hơn về các mục khai báo liên quan đến việc này để bạn có thể hiểu rõ hơn cơ chế hoạt động cũng như ảnh hưởng của các khai báo có liên quan trong quá trình tính toán chấm công cho nhân viên.
Vậy khi nào thì cần phải áp dụng việc check in/out khi chấm công?
Đầu tiên cần phải nói đến là việc bình thường khi chấm công thì bạn thường chỉ cần check vân tay/thẻ/khuôn mặt để chấm công mà không cần quan tâm đến những thứ khác, việc xác định trạng thái của lần chấm công đó là vào hoặc ra sẽ do phần mềm tự tính. Bản thân phần mềm FTA có những cơ chế để có thể tự tính (hoặc xác định) trạng thái chấm công của công nhân viên khi chấm công là hoặc ra tuy nhiên thực tế là nếu công nhân viên chấm chính xác theo đúng khung thời gian ca thì phần mềm hoàn toàn có thể xác định gần như không có sai sót tuy nhiên điều đó là cực kỳ khó khăn do những phát sinh thực tế (VD: làm thêm, quên chấm công…) mà nhân viên khó lòng có thể chấm công đúng giờ được. Việc xác định trạng thái vào ra cho mỗi lần chấm công lúc này sẽ có sai sót là hoàn toàn không thể tránh khỏi.
Tuy nhiên nếu việc bạn chỉ có những ca làm việc trong ngày (không làm qua mốc 0 giờ ngày hôm sau) thì bạn cứ yên tâm là không cần áp dụng việc check in/out khi chấm công bởi đơn giản việc xác định trạng thái lúc này đơn giản chỉ là trạng thái xe kẽ lần đầu chấm công là Vào, sau đó là Ra rồi tiếp theo là vào, ra, vào…. việc xác định là không quá khó khăn.
Để giảm tỉ lệ sai sót khi xác định trạng thái Vào/Ra khi có ca làm việc qua đêm thì bạn nên áp dụng việc check in/out này khi công nhân viên chấm công.
Tại sao việc xác định trạng thái vào ra là quan trọng?
Việc xác định chính xác trạng thái vào ra của mỗi lần chấm công sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tính năng tự động tìm ca làm việc của nhân viên khi xuất báo cáo chấm công. Nếu việc xác định trạng thái làm việc sai sẽ làm cho phần mềm khó có thể xác định chính xác ca làm việc ngày hôm đó của nhân viên gây ra việc tính công sai với thực tế, hệ quả là bạn lại cần phải tra soát lại sau đó sử dụng chức năng Đăng ký ca làm việc trên hệ thống để đăng ký ca làm việc cho chính xác .
- VD: bạn có 3 ca làm việc là ca 1 (từ 6h đến 14h) ca 2 (từ 14 đến 22h) ca 3 (từ 22h đến 6h hôm sau), giả thiết ở đây đưa ra là nhân viên bạn chấm công lúc 6h, phần mềm lúc này cần xác định là lần chấm công 6h đó là vào hay ra. Nếu là vào thì giờ chấm công này ở ca 1 nhưng nếu là ra thì nó là giờ chấm công của ca 3 ngày hôm trước.
Việc xác định trạng thái vào ra cũng còn ảnh hưởng đến việc tính giờ các thông số làm việc hàng ngày của nhân viên (ảnh hưởng này sẽ tuỳ mức độ bởi tham số kiểu tính giờ trong Quản lý khai báo ca làm việc).
Vậy có những cách check in/out nào?
Có 2 cách để áp dụng cho việc này là:
- Sử dụng máy chấm công chỉ để chấm công vào và máy chỉ để chấm công ra: có nghĩa là hệ thống của bạn phải có ít nhất 2 máy chấm công. Nếu nhân viên chấm công lúc vào làm thì chấm công trên máy chấm công mà bạn định nghĩa là máy vào và tương tự nhân viên chấm công ra trên máy chấm công bạn định nghĩa là máy ra. Ưu điểm là nó sẽ rất thuận tiện trong thực tế, tuy nhiên nó lại cần chi phí đầu tư lơn hơn (phải mua ít nhất 2 máy chấm công).
- Sử dụng phím bấm trên máy chấm công: phương án này sẽ sử dụng nút check in và check out trên máy chấm công (máy nào cũng có, có thể là nút lên và xuống hoặc F1 F2… trừ máy không có bàn phím). Trước khi chấm công, nhân viên cần bấm phím check in hoặc check out tương ứng với họ chấm công vào hay ra trên máy chấm công sau đó rồi mới tiến hành chấm công (bấm vân tay/thẻ từ/khuôn mặt). Ưu điểm của phương pháp này là chi phí đầu tư hệ thống sẽ rẻ hơn.
Các tham số khai báo ảnh hưởng
- Tham số đầu tiên bạn cần chú ý đến là tham số “Trạng thái” trong Khai báo máy chấm công. Trạng thái này gồm có “Luôn vào”, “Luôn ra”, “Trạng thái theo máy” tương ứng với cách đánh dấu trạng thái vào ra của mỗi bản ghi chấm công đầu vào khi tải dữ liệu chấm công. Nếu bạn sử dụng máy chấm công chuyên chấm vào/Ra thì bạn để mục này là “Trạng thái theo máy”, còn nếu sử dụng phím bấm check in/out trên máy thì tuỳ vào máy đó là máy vào hay máy ra mà bạn để tham số này tương ứng với máy đó.
- Tham số tiếp theo là tham số “Kiểu xác đinh” trong Quản lý lịch trình làm việc. Tham số này gồm 2 tuỳ chọn là “Xen kẽ trạng thái” và “Trạng thái theo máy”. Nếu bạn chọn “Xen kẽ trạng thái” thì khi tính công phần mềm sẽ tính (xác định) lại trạng thái vào ra của mỗi bản ghi chấm công mà không cần quan tâm đến trạng thái gốc, nếu bạn chọn là “Trạng thái theo máy” thì khi tính toán chấm công phần mềm sẽ lấy nguyên trạng thái đã xác định được từ tham số đầu vào bên trên và sẽ không tự tính lại (tuỳ chọn này là bắt buốc nếu bạn áp dụng việc check in/out khi chấm công).
Bài viết này Admin đã chia sẻ đến bạn một số giải pháp để đảm bảo việc tính công chính xác khi đơn vị của bạn có những ca làm việc qua đêm. Để tải về phần mềm FTA bạn có thể vào đây để tải về.
