Máy chấm công là công cụ đắc lực hỗ trợ cho việc kiểm soát nhân lực. Thiết bị này được sử dụng khá rộng rãi và phổ viến trên khắp các đơn vị doanh nghiệp. Máy chấm công giúp cho công tác quản lý nhân sự và tính toán số công và sống lương một cách nhanh chóng và tiết kiệm rất nhiều thời gian so với các chấm công thông thường.
Tuy nhiên việc lựa chọn loại máy chấm công nào phù hợp với đơn vị của mình? liệu nó có quản lý được nhiều nhân viên một lúc không? Đơn vị nào cung cấp các loại máy chấm công giá rẻ?,…..Đây là một trong số vô ván những thắc mắc được các đơn vị có ý định sử dụng máy chấm công thắc mắc và cần lời tư vấn. Sau đay chúng tôi sẽ tổng hợp một số kiến thức cần biết khi mua máy chấm công.
Lựa chọn máy có dung lượng quản lý phù hợp.
Tùy vào mức độ nhân viên và tiềm lực kinh tế của từng đơn vị để lựa chọn cho mình loại máy chấm công phù hợp. Đơn vị có nhiều nhân viên mà lựa chọn loại máy chấm công có ít dung lượng sẽ không hiệu quả. Lượng nhân viên ít mà sử dụng máy có dung lượng cao thì sẽ gây ra sự lãng phí không cần thiết.
Đối với mô hình có ít nhân viên chúng ta nên lựa chọn các dòng máy có dung lượng quản lý khoẳng 1000 đăng kí trở xuống. Lựa chọn như thế này sẽ tối ưu về kinh tế của đơn vị hơn.
Đối với mô hình quản lý có đông nhân viên khoảng vài nghìn người thì ta nên lựa chọn các dòng máy có dung lượng khoẳng 2000 trở nên. Việc có nhiều nhân viên thì các đơn vị nên lắp đặt 2 đến 4 máy chấm công để tiết kiệm về thời gian và thuận viện cho việc xuất dữ liệu báo cáo.
Lựa chọn máy chấm công của hãng nào là tối ưu?
Hiện nay có nhiều hãng sản xuất thiết kế ra nhiều loại máy chấm công có chức năng cũng như kiểu dáng rất tốt. Việc lựa chọn các sản phẩm của hãng nào thì tốt và phù hợp với đơn vị của mình thì cũng khá phân vân đới với các khách hàng vì có quá nhiều sự lựa chọn. Tùy thuộc vào mức tiền thì các sản phẩm sẽ có tính năng cũng như tốc độ sử lý tốt hơn.
Hãng có giá cả khá cao.
Đối với một số đơn vị có kinh tế cao, chịu đầu tư thì chúng ta nên lựa chọn một số mẫu máy của Suprema. Đơn vị này đến từ Hàn Quốc và là một trong những đơn vị có tầm ảnh hưởng lớn đối với thị trường chấm công và kiểm soát an ninh. Các sản phẩm của đơn vị này đều theo thiên hướng chắc chắn và cao cấp. Thận của máy thường có kích thước nhỏ gọn, có thể chịu được các tác động của yếu tố môi trường nên lắp đặt được ở ngoài trời, chống nước và chống ẩm tốt. Tốc độ khả năng sử lý của máy cũng cực kì tốt và hiệu quả nên có rất nhiều các doanh nghiệp, các cơ sở như đài truyền hình và bệnh viên,…sử dụng.
Hãng có giá cả trung bình.
Đối với mô hình có mức kinh tế trung bình thì chúng ta có khá nhiều lựa chọn tốt. Một số hãng như ZKTeco, Ronald jack, GIGATA,….đều là những cái tên sáng giá. Sản phẩm của các đơn vị này tuy không tối ưu về độ bảo mật so với Suprema nhưng về tính năng cũng rất đầy đủ và tiện dụng cần thiết cho một hệ thống chấm công. So về cơ bán sản phẩm của các hãng này đều sử dụng công nghệ cao như sinh trắc hay khuôn mặt. Tính năng bảo mật cao chống tình trạng gian lận chấm công. Mức giá của các hãng này lại rẻ hơn so với mức trung bình.
Lựa chọn nhận dạng chấm công phù hợp.
Máy chấm công có 3 loại nhận dạng chấm công chính và phổ biến.
Máy chấm công thẻ từ.
Máy chấm công thẻ từ là thiết bị chấm công sử dụng nhận dạng bằng các loại thẻ cảm ứng, đăng kí thông tin trên thẻ. Máy chấm công thẻ từ phù hợp với nhiều loại mô hình doanh nghiệp. Máy có giá thành thấp, nhưng khá tốn kém tiền mua thẻ đối với các doanh nghiệp có trên 200 nhân viên trở nên.
Máy chấm công vân tay.
Máy chấm công vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học. Công nghệ này hiện đang được sử dụng nhiều nhất trong 2 loại về tính năng bảo mật. Công nghệ sinh trắc là công nghệ khá mới và hiện đại sử dụng vân tay của nhân viên để đăng kí nhân dạng chấm công. Theo nghiên cứu tỷ lệ trùng khớp vân tay giữa người với người chỉ nhỏ hơn 0.01% nên sẽ phòng tránh được tình trạng chấm công hộ. Nhưng máy chấm công vân tay lại không phù hợp với một số doanh nghiệp làm việc trong điều kiệm làm tổn hại da tay như tiếp súc với hóa chất hay một số sưởng đúc đồng, luyện kim,…vì sẽ làm mất đi khả năng nhận dạng của vân tay.
Máy chấm công khuôn mặt.
Máy chấm công khuôn mặt sử dụng 2 camera giúp tăng cao khả năng nhận dạng khuôn mặt. Sử dụng khuôn mặt để chấm công là một cộng nghệ rất hiện đại. Máy có tốc độ nhận diện khuôn mặt nhanh, chính sác và đảm bảo được khả năng ngăn chặn các hành vi gian lận chấm công hay chấm công hộ.
Phần mềm chấm công phù hợp.
Phần mềm chấm công là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu như lựa chọn máy chấm công. Máy chấm công sẽ không đạt được hiệu quả nếu như không sử dụng phần mềm chấm công. Phần mềm nổi bật và được sử dụng nhiều nhất hiện nay đó là phần mềm chấm công chuyên nghiệp FTA
FTA được viết hoàn toàn bằng ngôn ngữ lập trình C#, nền tảng .Net 3.5, hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu firebird 2.5 hoặc MS SQL mới nhất, kết nối trực tiếp tới các máy chấm công từ hàng Suprema, Virdi, ZKTeco, Realand, Ronald jack, WiseEye, Mita, FingerTech…
FTA khai báo được nhiều dạng ca làm việc phù hợp với nhiều mô hình làm việc có các ca gãy, ca ngày, ca hành chính và ca đêm. Phần mềm sử dụng ngôn ngữ Tiếng Việt và giao diện thân thiện nên rất dễ sử dụng và thao tác.
FTA hỗ trợ khai báo 17 loại báo cáo khác nhau tùy vào nhu cầu sử dụng của đơn vị. Phần mềm có thể xuất ra loại báo cáo chi tiết về thông số giờ đi muộn, số ngày nghỉ, số công để thuận tiện cho việc tính lương.
